Agile Arbeitsweisen sind heutzutage weit verbreitet, da sie einen erheblichen Produktivitätszuwachs versprechen, ohne dass es zu Burnout in der Organisation kommt. Dies bedeutet, dass mit einem Drittel weniger Personal die gleiche Arbeit erledigt oder mit dem gleichen Personal bis zu 300% mehr erreicht werden kann. In der Praxis ist dies durchaus möglich, wie ich aus eigener Erfahrung weiß. Die agile Transformation ist das Projekt, um agile Arbeitsweisen in einer Organisation einzuführen und den versprochenen Produktivitätszuwachs zu realisieren.
Was ist Agilität und warum hat es nichts mit Flexibilität zu tun?
Das agile Manifest definiert einen Rahmen für agiles Arbeiten und beschreibt die verschiedenen Artefakte und Rituale, die notwendig sind, um nach Scrum und Kanban agil zu arbeiten. In der Praxis, insbesondere in etablierten Unternehmen mit klassischem Projektmanagement, ist Effizienzsteigerung ein zentrales Thema. Projekte kämpfen oft damit, dass Budgets und Zeitpläne zu knapp bemessen sind und das Projektteam unter starkem Druck steht, den Plan einzuhalten – was oft nicht gelingt. In solchen Situationen wird gerne das Wort Agilität verwendet, um klassische Projekte effizienter durchzuführen, was jedoch ein Irrtum ist. Flexibilität wäre hier das richtige Wort, da Agilität im Agile Manifest anders definiert ist.
Meine Empfehlung lautet daher: Versuchen Sie nicht, klassische Projektorganisation mit agilen Methoden zu vermischen. Dies verbessert das Ergebnis nicht, sondern erhöht den Druck auf die Organisation und kann zu Burnout führen, was wiederum die Qualität beeinträchtigt.
Was ist Scrum, Kanban & Co.?
Scrum und Kanban sind Methoden, die im Agile Manifesto beschrieben werden und im Wesentlichen die Arbeitsweise bei der Produktrealisierung definieren. Dabei legen sie den Fokus nicht auf Projekte, sondern auf kontinuierliche Lieferung. Scrum arbeitet mit festgelegten Sprints (1 bis 4 Wochen), während Kanban eine flexible Arbeitsweise ermöglicht. Im Scrum werden User-Stories in Sprints bearbeitet, die vom Scrum-Team im Rahmen des Sprint-Goals bewertet und übernommen werden. Ein gutes Zusammenspiel zwischen Product Owner, Scrum Master und Development Team ist entscheidend. Kanban hingegen erlaubt es dem Development Team, User-Stories individuell auszuwählen und zu bearbeiten, ohne feste Sprints.
Wie sieht der Lebenszyklus von Organisationen aus?
Organisationen durchlaufen im Lebenszyklus verschiedene Phasen. Viele etablierte Unternehmen haben eine klassische Top-Down-Struktur, möglicherweise ergänzt durch eine Matrix-Struktur für eine bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. Agile Ansätze finden oft Anwendung in modernen Projektmanagement-Organisationen. Eine agile Organisation geht jedoch noch weiter und stellt die herkömmliche Struktur auf den Kopf. Hier gibt es keine Geschäftsführer oder Bereichsleiter mehr, sondern nur noch selbstorganisierte agile Teams, die ihre eigenen Themen verfolgen und sich kontinuierlich verbessern. Die Umstellung auf eine agile Organisation erfordert einen radikalen Wandel, wie er etwa bei der metafinanz erlebt werden kann, die ihre Organisation von 300 Mitarbeitern auf 35 selbstorganisierende Squads umgestellt hat.
Zusammenhang zwischen Agiler Organisation und Digitalisierung von Geschäftsmodellen
Eine agile Transformation allein führt nicht zwangsläufig zu einem erfolgreichen Ergebnis. Während oft ein enormer Produktivitätszuwachs im Zusammenhang mit agilen Arbeitsweisen genannt wird, ist eine Verbindung zur Veränderung des Geschäftsmodells erforderlich, um diesen Zugewinn zu realisieren. Eine agile Transformation, die nur aus organisatorischer Sicht durchgeführt wird, ohne eine entsprechende Anpassung des Geschäftsmodells, wird wahrscheinlich nicht die gewünschten Ergebnisse erzielen. Daher ist es wichtig, dass die Unternehmenskultur der Geschäftsstrategie und dem neuen Geschäftsmodell folgt.
Der beste Einstieg in eine Agile Transformation
Eine Agile Transformation ist ein umfassendes Change-Projekt in der Organisation. Es ist bekannt, dass Menschen nicht direkt veränderbar sind, sondern nur in einem Umfeld, das Veränderung ermöglicht und fördert. Daher ist die Planung und Durchführung von Change-Projekten eine komplexe Aufgabe. Es ist ratsam, mit einer agilen Lieferung in der Organisation zu beginnen und dann schrittweise agile Teams einzuführen, um die agile Arbeitsweise in der Unternehmenskultur zu verankern. Das Management muss verstehen, dass der Erfolg der Agile Transformation von seiner eigenen Bereitschaft abhängt, sich selbst überflüssig zu machen. Eine radikale Veränderung im Management wird in der Regel auch von den Mitarbeitern besser akzeptiert und unterstützt.
Agiles Finance Controlling: Eine Einführung
In der agilen Transformation unserer Organisation standen wir vor der Herausforderung, dass die agilen Teams sich selbst organisieren und wirtschaftlich arbeiten mussten. Unser traditionelles Finanzcontrolling war hierfür nicht geeignet, und es gab keine bewährten Modelle für ein agiles Finanzcontrolling.
Entwicklung eines agilen Finanzcontrolling-Modells
Deshalb haben wir unser eigenes Modell entwickelt, das wir gerne als Best-Practice-Modell weiterempfehlen, da wir es auch intern anwenden. In unserem Modell hat jedes Team die Zielvorgabe, einen Gewinn in Höhe von 30% seines Umsatzes zu erzielen. Die Mitarbeiterkosten sind Fixkosten und dürfen maximal 40% des Umsatzes betragen. Zudem gibt es Budgets für Innovation, Marketing und Sonstiges, die jeweils 10% des Umsatzes ausmachen.
Praktische Umsetzung des Finanzcontrollings
Die Umsetzung erfolgt praktisch mithilfe einer Finanzschablone, in der die Fixkosten für Mitarbeiter festgelegt werden. Anschließend wird ein Umsatz-Forecast erstellt, der das 2,5-fache der Mitarbeiterkosten erreichen soll. Die Budgets für Innovation, Marketing und Sonstiges sollen dabei helfen, die Umsatzziele zu planen und zu erreichen.
Unterstützung durch Expertenteams
Jedes Team wird dabei von Experten aus den zentralen Diensten unterstützt. Diese Expertenteams haben den Auftrag, den jeweiligen Teams zum Erfolg zu verhelfen und sie bei der Umsetzung ihrer Ziele zu unterstützen.
Fazit
Die agile Transformation ist ein ganzheitlicher Prozess, der Unternehmen dabei unterstützt, sich an die Anforderungen einer sich schnell verändernden Welt anzupassen. Während der agilen Transformation werden traditionelle Arbeitsweisen und Organisationsstrukturen über Bord geworfen und durch flexible, iterative Ansätze ersetzt. Ziel der agilen Transformation ist es, die Reaktionsfähigkeit und Innovationskraft des Unternehmens zu stärken, indem agile Prinzipien und Methoden auf alle Bereiche der Organisation angewendet werden. Während dieser agilen Transformation müssen Unternehmen nicht nur ihre Prozesse und Strukturen anpassen, sondern auch eine agile Denkweise in der gesamten Belegschaft verankern.
Die agile Transformation erfordert ein kontinuierliches Lernen und Anpassen, um den sich ständig ändernden Anforderungen des Marktes gerecht zu werden. Durch die agile Transformation können Unternehmen eine Kultur der Zusammenarbeit, Experimentierfreudigkeit und kontinuierlichen Verbesserung etablieren, die es ermöglicht, schnell auf neue Chancen und Herausforderungen zu reagieren. Insgesamt ist die agile Transformation ein entscheidender Schritt für Unternehmen, die in einer zunehmend volatilen, unsicheren, komplexen und mehrdeutigen Welt erfolgreich sein wollen.
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